Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Impulsphase – Agentur für digitales Marketing, Bredkamp 31, 22589 Hamburg, E-Mail: kontakt@impulsphase.de (nachfolgend „wir“).

2. Datenschutz-Ansprechpartner

Für Datenschutzanfragen erreichen Sie uns unter datenschutz@impulsphase.de. Ein externer Datenschutzbeauftragter ist mangels gesetzlicher Pflicht nicht bestellt.

3. Verarbeitete Daten & Zwecke

• Account-/Nutzungsdaten (Login, Rollen, Logs) zur Bereitstellung, Sicherheit und Support.
• Audio-Dateien & Transkripte zur Transkription (AssemblyAI) und KI-Analyse (OpenAI).
• Analyse-/Ergebnisdaten (Summaries, Tasks) zur Session-Dokumentation.
• Kontakt-/Kommunikationsdaten (z.B. Newsletter, E-Mails via Resend) für Informationen zum Dienst.
• Pilotprogramm-Bewerbung (Name, E-Mail-Adresse, optional Nische/Schwerpunkt und Begründung sowie – zum Nachweis der Einwilligung – IP-Adresse, Zeitpunkt und Version des Einwilligungstextes) zur Auswahl und Kontaktaufnahme im Rahmen des Pilotprogramms.
• Geräte-/Nutzungsdaten (Server-Logs, Performance-Metriken) zur Stabilität und Fehleranalyse.

4. Rechtsgrundlagen

Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – Vertragserfüllung (Account, Kernfunktionen).Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – Berechtigtes Interesse (Sicherheit, Missbrauchsvermeidung, Produktverbesserung).Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO – Einwilligung (Newsletter, optionale Cookies/Tracking, falls eingesetzt).

5. Empfänger / Auftragsverarbeiter

• Hosting, Server & Datenbank: Hetzner Online GmbH – Serverstandort Deutschland; Betrieb der Anwendung, der self-hosted Datenbank und des Storage (App-Daten, Auth, Dateien) sowie der Hintergrund-Jobs. Kein Drittlandtransfer.
• Transkription: AssemblyAI (USA) – Verarbeitung von Audio für Transkripte; Abschluss SCC erforderlich.
• LLM-Analyse: OpenAI (USA) – strukturierte Analyse auf Basis des Transkripts; SCC + minimierte Daten.
• E-Mail: Resend (USA) – transaktionale E-Mails; SCC.
• Monitoring/Logs: PostHog (Analytics/Exception Capture) und Server-Logs auf dem eigenen Server (Hetzner, Deutschland) – Performance/Fehler-Analyse; ggf. SCC bei Drittlandtransfer einzelner Tools.

Hinweis: Wo erforderlich, schließen wir Auftragsverarbeitungsverträge (AVV) und nutzen EU-Standardvertragsklauseln (SCC) bei Drittlandtransfer.

Einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) nach Art. 28 DSGVO stellen wir auf Anfrage über datenschutz@impulsphase.de bereit.

6. Drittlandtransfer

Bei Einsatz von AssemblyAI, OpenAI, Resend oder vergleichbaren US-Dienstleistern erfolgt ein Transfer in Drittländer. Rechtsgrundlage: Art. 46 DSGVO (SCC). Wir minimieren Daten (z.B. pseudonymisierte IDs, keine unnötigen Metadaten) und prüfen Provider-Regularien.

7. Speicherdauer & Löschung

• Audio/Transkripte: Speicherung bis Session-Abschluss; optionale Retention-Policy (z.B. 90 Tage) je Workspace.
• Account-/Protokolldaten: nach gesetzlichen Aufbewahrungsfristen bzw. bei Vertragsende.
• Newsletter-Daten: bis Widerruf der Einwilligung.
• Pilotprogramm-Bewerbungen: bestätigte Bewerbungen bis zum Abschluss des Pilotprogramms bzw. bis zum Widerruf der Einwilligung; nicht bestätigte Bewerbungen (kein abgeschlossenes Double-Opt-in) werden spätestens 30 Tage nach Eingang gelöscht.
• Löschanfragen (Art. 17 DSGVO) werden über das „Recht auf Vergessenwerden“-Feature umgesetzt.

8. Ihre Rechte

• Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit.
• Widerspruch gegen Verarbeitung auf Basis berechtigten Interesses (Art. 21 DSGVO).
• Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft.
• Beschwerde bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde.

9. Cookies & Tracking

Funktionale Cookies (Session/Auth) sind erforderlich. Einwilligungspflichtige Tools (Analytics/Marketing) werden nur nach Zustimmung gesetzt. Details und Auswahlmöglichkeit folgen in einem Consent-Banner, falls solche Tools aktiviert werden.

10. Newsletter

Versand nur nach Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Abmeldung jederzeit über Link in der E-Mail oder per Nachricht an uns. Dienstleister: Resend (USA) mit SCC; E-Mail-Adresse und Zustell-Metadaten werden verarbeitet.

11. Teilnahme am Pilotprogramm (Bewerbung)

• Erhobene Daten: Name und E-Mail-Adresse (Pflichtangaben) sowie optional Nische/Schwerpunkt und eine kurze Begründung.
• Double-Opt-in: Nach dem Absenden senden wir eine Bestätigungs-E-Mail (Versand über Resend). Erst nach Klick auf den Bestätigungslink – gültig für 48 Stunden – gilt die Einwilligung als erteilt und die Bewerbung als berücksichtigt.
• Einwilligungsnachweis: Zum Nachweis der Einwilligung speichern wir zusätzlich Ihre IP-Adresse zum Zeitpunkt der Bewerbung, den Zeitpunkt der Bestätigung sowie die Version des Einwilligungstextes.
• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung). Sie können die Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen – formlos an datenschutz@impulsphase.de.

12. Sicherheit

• TLS 1.3, Verschlüsselung at rest auf dem eigenen Server (Datenbank und Storage).
• RLS (Row Level Security) zur Mandantentrennung, rollenbasierte Zugriffe.
• Pre-signed URLs für Storage, begrenzte TTL.
• Regelmäßige Updates, Monitoring, Incident-Response-Prozess.

13. Audio- und KI-Verarbeitung (spezifisch)

• AssemblyAI: erhält Audio zur Transkription. Wir übermitteln nur notwendige Inhalte. Bitte keine sensiblen Daten, sofern vermeidbar.
• OpenAI: erhält Transkript (Text) zur Analyse. Kein Training mit Ihren Daten laut Anbieterangaben; wir übermitteln nur Session-bezogene Inhalte.
• Speicherort: Audio/Transkripte werden auf dem eigenen Server in Deutschland gespeichert (self-hosted Storage).

14. Logfiles & Monitoring

Server-Logs (IP, Timestamp, Request-IDs) für Betrieb/Sicherheit (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Aufbewahrung kurzzeitig; ausschließlich zur Störungsanalyse.

15. Kontakt

Anfragen zum Datenschutz bitte an datenschutz@impulsphase.de.